Guide praticien

Refacturer une évaluation à son client : l'état de frais

Valentin Bastien — VALORIS · Mis à jour :

Un dossier professionnel réglé s'accompagne d'un état de frais nominatif, qui porte la référence du dossier telle que le cabinet l'a indiquée, l'adresse du bien évalué, la date d'émission et le détail hors taxes, taxe sur la valeur ajoutée et toutes taxes comprises. Ce document est destiné au cabinet et à son client : il justifie un coût de prestation, rien d'autre. Il se récupère depuis l'espace professionnel, avec le dossier auquel il se rattache, et il n'accompagne jamais les envois adressés au client final. Ce guide décrit ce qu'il porte, comment la taxe s'y applique, et surtout ce qu'il choisit de ne pas dire.

Quel document le cabinet reçoit-il pour refacturer ?

Un état de frais, un par dossier professionnel réglé, remis à la livraison. Il tient sur une page et se lit en deux blocs.

Le premier identifie le dossier : la référence que le cabinet a lui-même indiquée au moment de la commande, ou à défaut la référence interne du dossier ; l'adresse du bien évalué ; la date d'émission. C'est lui qui permet de rattacher la dépense sans rouvrir le rapport.

Le second porte trois lignes, et trois seulement : la désignation de la prestation avec son montant hors taxes, la taxe, le total toutes taxes comprises, réconciliés au centime.

Deux choses n'y figurent pas, et leur absence est voulue. Il n'y a ni valeur vénale, ni fourchette : un justificatif de coût n'a pas à republier l'estimation, qui vit dans le rapport. Et le montant est arrêté à la livraison, au prix du moment de la commande, sans révision ultérieure. Un justificatif dont le montant pourrait encore bouger serait faux par construction, puisque le cabinet l'aura déjà transmis à son client.

Comment la TVA s'applique-t-elle entre professionnels ?

Le taux normal de la taxe sur la valeur ajoutée est fixé à 20 % par l'article 278 du code général des impôts, dans sa version en vigueur à la date de ce guide. C'est ce taux que porte l'état de frais, appliqué au montant hors taxes, et les trois grandeurs s'y lisent séparément.

Ce que l'état de frais ne fait pas, c'est qualifier la somme dans la comptabilité du cabinet. Cette qualification dépend d'éléments qui ne sont pas entre nos mains : un mandat préalable et explicite, une reddition de compte, la façon dont la dépense est portée en écriture. La doctrine fiscale subordonne d'ailleurs le régime le plus favorable à une configuration à trois personnes, dont nous n'en connaissons que deux. Trancher à la place du cabinet et de son conseil reviendrait à décider d'une question dont nous n'avons aucun des éléments.

Quelles mentions un document entre professionnels doit-il porter ?

Deux articles voisins du code de commerce, et ils ne disent pas la même chose. Les confondre est l'erreur la plus courante sur ce sujet.

L'article L441-9 porte les mentions : nom des parties, adresses, date de la prestation, quantité, dénomination précise, prix unitaire hors taxe, et la date à laquelle le règlement doit intervenir. C'est la liste que reprend le bloc d'identification décrit plus haut, et elle s'arrête là : aucune sanction n'y figure, et lui en attribuer une serait une erreur.

Son voisin immédiat, l'article L441-10, porte les délais de règlement et les pénalités. Sur ce point, l'état de frais imprime une formule et jamais un nombre : le taux de refinancement de la Banque centrale européenne en vigueur, majoré de dix points, exigible sans qu'un rappel soit nécessaire. Ce taux de référence est révisé plusieurs fois par an, et un nombre gravé deviendrait faux sans que personne ne s'en aperçoive. S'y ajoute une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est renvoyé par la loi à un décret.

Sur quelles données le rapport refacturé s'appuie-t-il ?

Sur les mutations réellement enregistrées, agrégées par notre observatoire.

Sur le millésime 2025, l’observatoire VALORIS agrège 766 687 transactions sur 93 départements, et 4 645 869 sur les 6 millésimes 2020 à 2025 ; le dernier millésime en représente 16,50 %. Ce décompte porte sur le seul agrégat « tous types de biens » : additionner les trois valeurs publiées de type de bien compterait chaque transaction deux fois.

Ce que cette phrase dit au praticien : la base de comparaison n'est ni un panel, ni un échantillon d'annonces, mais un dénombrement de mutations enregistrées, sur plusieurs millésimes et une couverture qui dépasse largement le ressort d'un office.

Ce qu'elle ne dit pas compte autant, et c'est écrit dans la source plutôt que laissé à deviner. Le décompte porte sur le type agrégé ; additionner les trois types publiés donnerait un nombre à peu près double, puisque l'agrégat est déjà la somme des deux autres. Et un volume de mutations n'est ni un volume de missions d'évaluation, ni un marché adressable. La mesure se rejoue par python scripts/stats_guides_pro.py --verifier, sur un instantané figé dont l'empreinte est publiée dans docs/pro/statistiques-guides-pro.json.

Que ne dit pas l'état de frais, et pourquoi ?

Quatre abstentions, et chacune répond à une raison plutôt qu'à une omission.

Il ne se présente jamais comme la pièce de synthèse d'une période. Il justifie un dossier, à sa livraison. Le récapitulatif qui agrège une période est un autre document, soumis à un autre calendrier, et ce guide n'en promet ni le rythme ni la forme : à la date où il est écrit, aucun exemplaire n'en a encore été émis.

Il ne qualifie pas la nature comptable de la somme chez le client, pour la raison exposée plus haut : cela appartient au cabinet et à son conseil.

Il ne cite aucun texte que nous n'ayons pas ouvert. Le seul article nommé au pied du document est celui qui porte réellement les sanctions ; rattacher une sanction à son article voisin serait une erreur d'attribution, et une erreur d'attribution se recopie.

Il ne chiffre pas le taux applicable en cas de règlement tardif. La formule vit dans le document, le nombre non.

Qu'est-ce que ce document permet d'affirmer, et qu'est-ce qu'il ne permet pas ?

L'état de frais atteste d'un coût de prestation, de son rattachement à un dossier identifié et de la date à laquelle il a été arrêté. C'est ce qu'un cabinet doit pouvoir montrer lorsqu'il porte cette dépense au compte de son client.

Il ne dit rien de la valeur du bien : cette question vit dans le rapport, qui expose sa méthode et ses sources. Le rapport constitue une base de travail documentée : il facilite la discussion entre les parties et peut servir auprès du notaire ou de tout autre professionnel du dossier, mais il ne s'impose à personne, ne préjuge d'aucune décision et ne remplace ni une expertise judiciaire, ni l'appréciation d'une administration ou d'une juridiction.

Questions fréquentes

La référence portée sur le document est-elle celle de mon dossier ?

Oui, si elle a été indiquée au moment de la commande : un compte professionnel vérifié dispose d'un champ pour la saisir. À défaut, le document porte la référence interne du dossier.

Le livrable peut-il porter le nom de mon cabinet ?

La mention du cabinet et ses coordonnées peuvent être demandées commande par commande, par une case prévue à cet effet pour un compte professionnel vérifié. Elle figure alors en couverture du rapport et de la note patrimoniale, et ne modifie aucun élément du contenu d'évaluation : ni la valeur retenue, ni la fourchette, ni les comparables.

Mon client reçoit-il ce document ?

Pas de notre fait. L'état de frais est remis au cabinet et n'est joint à aucun envoi adressé au client final. C'est au cabinet de décider s'il le transmet.

Le montant peut-il changer après la livraison ?

Non. Il est arrêté au prix du moment de la commande et ne fait l'objet d'aucune révision.

Sources

Le service, pour votre profession

Ce guide est une base de travail documentée destinée aux professionnels du patrimoine. Il ne remplace ni une consultation juridique, ni une expertise judiciaire.